Методология
«Три ступени»

Что это такое?
Кому и зачем она нужна?

Предисловие…

У любой системы в нашем мире есть всего два пути: развиваться или умереть. Бизнес — не исключение.

Но развитие — это два вида совершенно различных вида действий, я их условно называю «качественное» и «количественное».

Качественное — это открытие новых направлений во всех возможных видах. Т.е. — развитие бизнеса «в ширину». Это творчество, даже где-то искусство. И качества здесь требуются соответствующие. Главным образом — это способность видеть и оценить то, чего еще нет: возможности, потенциал и т.д.

Количественное — это систематизация и расширение того, что уже есть, т.е. — развитие «в глубину». Творчество здесь играет минимальную роль, зато нужна «системность мышления», стремление упорядочить все, до чего могут дотянуться руки и т.д. Одним словом — чистое занудство.

Я думаю, что именно в этом причина того, что очень часто (на самом деле — почти всегда) люди, создавшие какой-то бизнес, предприятие никак не могут избавиться от бардака в нем.

Человек со вторым типом мышления редко создает бизнес, т.к. для этого требуется именно «творческий» склад ума. Зато для поддержания созданного бизнеса без такого человека не обойтись.

Беда в том, что руководители пытаются совмещать обе эти деятельности, а для этого действительно нужно совместить в себе две личности с совершенно разным менталитетом. Т.е. — стать шизофреником!

Творческая часть идет от интуиции, от сердца, от «чуйки» предпринимателя и вряд-ли может быть запихнута в какие-то рамки и правила. Зато – систематизация и регламентация уже существующего бизнеса – это вполне ясный и четкий процесс. Для этого существуют и правила и инструменты. Собственно, описываемая методология, как раз и предназначена для этой цели.

Методология «Три ступени» появилась на свет как решение при многократных попытках выработать способы и методы контроля происходящего в ежедневной жизни предприятия. Свой теперешний вид методология приняла далеко не сразу и в процессе становления вобрала в себя достаточно большое количество различных ситуаций и нюансов. Разрабатывая ее, мы постарались сделать процесс максимально простым и наглядным, исключить все не нужное, но при этом не упустить ничего важного.

Итак…что такое методология «Три ступени»? Кому и зачем она нужна?

 

Что это такое?

Методология «Три ступени» — это способ представления Вашей организации и происходящего в ней с нескольких четко фиксированных точек зрения. Описание предприятия по методологии — это построение трех типов схем и формирование нескольких сопровождающих эти схемы документов. Сам процесс построения схем, по сути, является методом диагностики Вашего бизнеса. Выявления всех существующих проблем и нестыковок (о многих из которых Вы могли не подозревать) с одновременным их разрешением. Иначе схема не построится. Основная ценность схем заключается в самом процессе их построения.
С помощью инструментов и технологий методологии «Три ступени» Вы поймете как именно Ваше предприятие производит ту ценность, которую Вы от него хотите получить и как именно решает поставленные задачи. Какие используются ресурсы, кем, на каких этапах и для чего они используются. Вы сможете увидеть «карту ответственности» отражающую кто за что и перед кем отвечает. Получите состав правил и регламентов, необходимых для четкой работы предприятия. Будет понятно, что именно и как в них должно быть написано.
Вы получите состав «точек контроля», мест где что-то может пойти не так и заодно увидеть как именно «не так» это может пойти. Это позволит создать систему «раннего оповещения» о том, что под угрозой находится получение какого-либо результата или решение задачи. Это становится известно сразу же как только такая угроза возникла, а не по факту срыва конечного результата.

 

Зачем это нужно?

Проведя работу со своим предприятие используя методологию «Три ступени» Вы сможете решить целый набор важнейших задач:

  1. Настроить работу всех подразделений предприятия таким образом, чтобы они работали согласовано, а не просто «эффективно» каждое само по себе
  2. Выявить и ликвидировать внутренние конфликты между подразделениями, устранив саму причину их возникновения
  3. Полностью избавиться от «муды», т.е. — от непроизводительного труда сотрудников. Ваши люди будут делать то, что действительно нужно
  4. Сформировать нормальную и контролируемую систему ответственности за производство и поставку промежуточных результатов и ресурсов. Т.е. — практически получите ответы на два сакраментальных вопроса — «Кто виноват?» и «Что делать?»
  5. Узнать о точках возможного возникновения проблем и создать систему их контроля. Это позволит действовать путем «профилактики», который намного дешевле «лечения» проблемы, когда она уже появилась
  6. Сможете ввязаться в проект «автоматизации» Вашего предприятия не боясь его провалить, т.к. теперь Вы будете точно знать что именно и как именно нужно автоматизировать, какие данные и кому нужно предоставлять, а главное — кто, какую информацию и каким образом будет вносить в Вашу информационную систему. Только в этом случае использование компьютерных систем принесет реальную пользу, а не просто заменит Вашим сотрудникам калькуляторы.

 

Ступень 1.

Первая ступень состоит в том, чтобы:

  1. Определить и сформулировать цели бизнеса. Цель никогда не бывает одна, их всегда несколько. Каждая цель – это конкретный «продукт», который должно производить Ваше предприятие. Этот продукт должен быть четки, осязаемым, измеримым и достижимым в принципе.
  2. Для каждой из сформулированных целей построить иерархической зависимости производства и использования всех необходимых ресурсов, которые требуются для производства конечного продукта.
  3. Для каждой такой схемы выстроить сопутствующие, отражающие ситуации, если что-то пошло не так. Основная схема показывает, кем и из чего создается конечный продукт в режиме «когда все нормально». Сопутствующие схемы предназначены для того, чтобы составить представление о том, где и в каких случаях может возникнуть проблемы, недостача или перегруз ресурса. Перегруз тоже рассматривается, так как далеко не всегда допустимо производить и поставлять какой-то ресурс в большем количестве, чем требуется.

 

Главной задачей первой ступени является получение представления о том, кто и из чего производит конечный продукт Вашего предприятия, какие при этом используются ресурсы, откуда они берутся, и кто их поставляет.

С помощью сопутствующих схем («призраков» — в терминах методологии «Три ступени») определяются дополнительные точки контроля, выявляются места, где потенциально может возникнуть проблема, ведущая к срыву производства конечного продукта. Вы сможете четко увидеть, от каких конкретно ресурсов и ответственных лиц зависит положительный конечный результат. Имея такую информацию, Вы сможете наладить «раннее оповещение» если что-то пойдет не так и сможете принять меры, до того как провалится весь процесс.

На этапе первой ступени не рассматривается, каким образом производятся все промежуточные продукты (ресурсы) потребляемые подразделениями и сотрудниками в процессе своей работы. Т.е. – мы рассматриваем блоки схемы как «черные ящики» для каждого из которых определен вход (что ящик потребляет), выход (что ящик выдает) и представитель (ответственное лицо – представитель блока). Что происходит внутри и как ресурсы превращаются в продукт – мы не видим (пока!).

 

Ступень 2.

Вторая ступень состоит в том, чтобы:

  1. Определиться с терминологией продуктов и ресурсов
  2. Определить, кто и каким образом будет обеспечивать передачу и приемку продуктов и ресурсов
  3. Выявить какие регламенты и правила необходимы для нормальной работы предприятия

 

После того, как мы построили схемы первой ступени, мы должны выбрать все использующиеся в них «продукты» и «ресурсы» и для каждого из них раскрываем суть сказанного. Смысл этого шага заключается в том, чтобы поставщик и потребитель совершенно четко и определенно договорились о том, что именно подразумевается под тем наименованием продукта или ресурса, который мы использовали. Несмотря на то, что многим этот шаг кажется лишним, его игнорирование всегда приводит к большим проблемам.

Для каждого рассматриваемого продукта (ресурса) определяется, как именно потребитель этого продукта поймет, что то, что ему принес поставщик продукта – это именно то, что требовалось, в нужном виде, качестве и количестве. Выявляется состав критериев, по которым производится оценка.

Далее по критериям определяются необходимые процессы и регламенты, описывающие как должен проходить процесс передачи готового продукта.

Инструменты второй ступени позволяют четко увидеть, во что обходится производство того или иного продукта, кто отвечает за обеспечение каждого конкретного критерия оценки и как эту оценку производить.

Построение схем второй ступени для «призраков»  позволяет четко определить условия, способы и регламенты контроля того, чего не должно быть. В реальной работе предприятия этой теме уделяются незаслуженно мало внимания и результаты обычно бывают довольно плачевными. Люди склонны разбираться с проблемами «по мере их поступления», но это всегда обходится намного дороже, чем выявление мест их потенциального возникновения и принятие профилактических мер.

 

Ступень 3.

На третьей ступени определяется как именно, как именно должны производиться все нужные ресурсы, чтобы обеспечить выполнение требований, описанных в на второй ступени. Т.е. – третья ступень – это собственно бизнес-процессы. В методологии «Три ступени» мы используем собственную нотацию схем описания процессов. Это сделано потому, что большинство известных нотаций достаточно сложны для понимания неподготовленным человеком и в то же время во многих отсутствуют некоторые важные моменты.

Кроме того, сформировав схемы второй ступени, Вы увидите, что в работе Вашего предприятия, кроме собственно «производственных» процессов существует множество регламентных процессов сдачи/приемки произведенных ресурсов, а также процессов принятия решений. При обычном подходе «от жизни», практикуемого чаще всего, о таких процессах совершенно забывают, а тем не менее, они имеют огромное значение для работы и нормального функционирования предприятия.

Нотации и правила работы с инструментами методологии описаны в приложении.

 

Приложения:

Скачать — Что такое методология «Три ступени»?