Вопросы «Кто что делает?» и «Кто что производит?» в работе предприятия

Наша с Вами жизнь состоит из того, что мы совершаем какие-то действия, куда-то ходим, читаем книжки, смотрим телевизор, играем с детьми, работаем и т.д. Конечно, иногда мы останавливаемся, задумываемся и решаем, что нам делать дальше, но такие моменты, как правило не фиксируются нашим вниманием. Если кто-то спросит нас — “Что ты делал вчера?”, то мы вспомним именно “ходил в магазин, играл с ребенком, читал книжку”. Т.е. — для нормального человека жизнь — это действие!

Точно также нами рассматривается и работа. А как же иначе? Ведь это тоже просто одна из наших “активностей”. На работе мы “работаем”, т.е. что-то делаем. Для нормального человека не составит труда сходу ответить на вопрос — “Что ты делаешь на своей работе?”.

Становясь руководителем мы сталкиваемся с необходимостью ставить задачи, контролировать их выполнение, каким-то образом оценивать хорошо или плохо работают подчиненные сотрудники и вообще как-то понимать что происходит и что нам делать. В этой ситуации происходит одна интересная вещь: давая кому-нибудь поручение, мы имеем в виду определенный результат, который мы собираемся использовать для каких-то своих целей. Но человек, получающий от нас задание думает о собственно результате (производимом “продукте”) буквально несколько секунд. Если ему кажется, что он понял, что именно мы хотим от него получить (именно кажется, т.к. что мы от него хотим на самом деле, знаем только мы сами) он моментально погружается в размышления о том, что ему нужно сделать, для того чтобы получить требуемый продукт. Нас же, как постановщика задачи больше интересует процесс использования продукта, который мы хотим получить. Что же в результате получается: постановщик задачи думает о том что будет делать с полученным продуктом, исполнитель задачи думает о том как его произвести, при этом единственным “общим знаменателем” двух заинтересованных сторон является сам продукт, но именно ему внимания уделяется минимально.

Конечно, в реальной жизни все происходит не настолько четко ограничено и прямолинейно, но склонность у нас именно такая. Мы вообще не очень любим думать о статических вещах, нас гораздо больше занимает действие, движение, ведь движение — это и есть наша жизнь! В этом смысле думать о производимом продукте, как раз означает думать о чем-то статично, застывшем, в противоположность думанию о его производстве или использовании, т.е. — о действии. Последнее гораздо увлекательней.

Может показаться, что это на самом деле не так и что нормальные люди так не поступают, но если Вы попытаетесь внимательно подойти к процессам постановки, выполнения задач, а также к процессу передачи готового результат, то обнаружите люди поступают таким образом на удивление часто. Быть разумным, рациональным и логичным, т.е. думать над каждым принимаемым нами решением, на самом деле является очень дорогим удовольствием с точки зрения ресурсов нашего разума. Эти ресурсы ограничены и если бы мы “полностью разумно” подходили к каждому решению каждого вопроса в течении нашего обычного дня, то мы просто не дотянули бы до вечера, рухнув в изнеможении где-то в середине. Кроме того, принятие разумного решения с анализом всех факторов, условий и возможных последствий — процесс очень медленный. Мы с Вами просто застыли бы как мухи попавшие клей. Поэтому, на самом деле множество решений принимается нами “автоматически” на основе нашего опыта и имеющихся стереотипов и программ в нашей голове. При этом, принятое решение может вообще не подвергаться никакому анализу, или подвергаться весьма поверхностному варианту анализа и пропускаться дальше “в дело”. Причем, совсем не обязательно так поступают “только не очень умные люди”. Так поступаем мы все.

Эта тема замечательно описана в книге Д. Канемана “Думай медленно… Решай быстро”.

В этой главе я хочу обратить Ваше внимание на то, что нормальный человек склонен уделять процессам на много больше внимания, чем получаемым результатам. Я же напротив, считаю, что в бизнесе результат стоит на первом месте, а процесс на третьем. Есть еще второе место и его занимает такая интересная вещь как “Договориться о терминах”. Что это такое, зачем оно нужно и что это вообще за “места” я расскажу дальше. Сейчас нам с Вами важно отделить в нашей голове результат от процессов его создания и использования и сосредоточить свое внимание именно на нем.

В приложении к работе предприятия это означает, что нам нужно составить некую иерархическую карту-схему производства нужного нам продукта. Выглядеть это должно следующим образом:

На самом верху пирамиды находится “Потребитель” продукта,т.е. — тот кому нужен производимый нами результат. Все остальные кубики состоят из 3-х частей:

  • Производимый (в кубике) продукт
  • Производитель продукта (собственно — не столько ”производитель”, сколько — “ответственный за то, чтобы продукт был произведен”)
  • Список ресурсов, необходимых производителю для того, чтобы обеспечить поставку продукта

Для каждого ресурса из списка выводиться стрелка к собственному кубику. Этот ресурс будет являться продуктом для кого-то другого и ему тоже нужны будут ресурсы для производства своего продукта. В результате получается иерархическая сетка, показывающая последовательность производства и использования промежуточных продуктов-ресурсов и приводящая в конце к получению требуемого результата.

Главной особенностью построения этой схемы является то, что мы рассматриваем каждый кубик как “черный ящик”, представленный нам (другим кубикам) единственным представителем. На вход этого черного ящика подаются ресурсы (которыми его снабжают представителю нижестоящих кубиков), а на выходе получается результат, который передается представителю вышестоящего кубика. Посколько ящик черный, то мы не видим, что именно происходит внутри, как из ресурсов создается продукт. На данном этапе нас это НЕ ДОЛЖНО ИНТЕРЕСОВАТЬ! Нельзя позволять себе скатываться в размышления о процессах. Сначала — только продукты и ресурсы.

Продуктом или ресурсом  не может становиться все, что угодно. Есть определенные требования к тому, что можно записать в качестве продукта или ресурса. В общем виде требование звучит так: “продуктом или ресурсом может быть либо материальный объект, измеряемый в каких-либо единицах, либо это может быть факт изменения какой-то характеристики материального объекта измеримого в каких-либо единицах”. Теперь объясню, что это значит более человеческим языком:

  • В первом случае продуктом или ресурсом может быть только конкретный материальный объект, наличие которого можно реально зафиксировать. Т.е. — это должно быть нечто, что мы можем потрогать, увидеть, унюхать или обнаружить каким-то прибором. Кроме того должна быть возможность отличить этот конкретный экземпляр объекта от аналогичных, а также должна быть физическая возможность определить характеристики объекта (вес, цвет, форму, количество и т.д.). Главное правило — это должно быть что-то совершенно четко определяемое. Так, чтобы всегда можно было с уверенностью сказать есть оно у Вас или нет, это то, что Вы хотели или нет. Например, “Тарелки” не могут являться продуктом. Могут в формулировке “Тарелки в количестве 10 штук”, а если Вам не все равно какого они размера, формы или цвета, то должно быть указано “Тарелки глубокие, емкостью 250 мл, круглой формы, желтого цвета в количестве 10 штук”.
  • Во втором случае продуктом может быть факт изменения чего-то на измеримое количество каких-то единиц. Например, “Температура окружающего воздуха поднялась на 10°С”. при этом вариант “Потеплело“ недопустим, т.к. оно относительное и у каждого из нас может быть свое понимание, что значит “Потеплело”.

Основным предназначением этой схемы является возможность получить предварительное представление о том из чего на предприятии складывается решение задачи получения нужного продукта, кто, за что и на каком этапе отвечает, кто, кому и что передает.

Эта схема называется “Тарзанка” и является одним из инструментов “Методологии “Три ступени”. Она помогает понять как именно получается, от каких ресурсов и людей зависит решение нужной Вам задачи. С помощью “Тарзанки” намного проще “не скатиться“ в процессы и их нюансы и варианты, чем просто пытаясь описать решение нужной задачи по другому.

Как строить подобные схемы, какие есть законы и правила, какие вещи можно увидеть и какие выводы по ней сделать описано в материалах по “Методологии “Три ступени” и в этой работе я об этом говорить не буду т.к. тема большая и сейчас речь о другом.

Резюме:

 

  • Разум нормального человека не очень любит иметь дело со “статикой”, т.е. с чем-то остановившимся. Не так интересно рассматривать и описывать некий объект, гораздо интереснее думать о процессах, представлять себе движение. В результате такой нашей склонности, при постановке и попытке контролировать выполнение задач, мы не уделяем должного собственно результату задачи, а быстро скатываемся в размышления о том, как именно будем ее решать или как будем использовать полученный результат.
  • Далеко не только “глупые” поступают нелогично или нерационально. Наш разум всегда старается “вспомнить” готовое решение для поставленной задачи, вместо того, чтобы реально ее решить. И в зависимости от нашей внимательности, опыта и просто степени усталости мы можем “пропустить в дело” простое и очевидное, но совершенно неверное решение проблемы.
  • Для того, чтобы помочь себе ответить на вопрос “Как именно достигается такая-то цель?” или ”Как именно решается такая-то задача?” можно использовать схему типа “Тарзанка”. Для решения задачи нужно проделать некие действия используя некие ресурсы, схема помогает не смешивать одно с другим. Более подробно о том как работать с этой схемой и другими инструментами описано в “Методологии “Три ступени”